Contrôle 5 Comptabilité pour QuickBooks

Voici un rapide résumé de cinq puissantes techniques pour minimiser les problèmes qui surgissent lorsque vous avez des gens avec des niveaux de compétence et de la fiabilité de travailler avec vos données QuickBooks variable:

  • Compare régulièrement des inventaires physiques avec les registres comptables d'inventaire. Une chose que vous pouvez faire, à la fois pour minimiser vos pertes d'inventaire et de tenir des registres comptables précis, est régulièrement comparer comptes physiques de votre inventaire avec ce que vos registres comptables montrent. Foire comptant le plus précieux et le plus facile à voler des objets accomplit deux choses:

  • Inventaire retrait est rapidement identifié.

  • Le propriétaire d'une entreprise peut réduire la freinte des stocks en identifiant le type d'inventaire qui est le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.

  • Concilier les comptes bancaires. Une autre chose que les propriétaires d'entreprises doivent faire, à mon avis, est de concilier leurs propres comptes bancaires. Souvent, le vol des employés par le personnel de la comptabilité se produit que les employés à comprendre comment des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Un moyen sûr de trouver une transaction fictive et frauduleuse est d'avoir le propriétaire concilier le relevé bancaire. En outre, toutes les transactions suspectes, feuilletés ont tendance à devenir évidente lorsque le propriétaire d'une entreprise examine de près les chèques.

  • Séparer comptabilité de la garde physique lorsque cela est possible. Dans une petite entreprise, il est pas toujours facile de séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou la responsabilité physique pour cette activité. Par exemple, il est difficile de séparer la comptabilité des stocks de la garde physique ou l'accès à cet inventaire. Un commis de magasin, par exemple, peut être en mesure de voler des cigarettes facilement et également ajuster les registres d'inventaire grâce à la vente de caisses enregistreuses pour les cigarettes. Néanmoins, partout où vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, intégré dans le contrôle d'erreur se produit. La personne qui fait les chèques représentant indirectement sur le gardiennage de l'actif les gardiens physiques.

  • Former des employés sur l'utilisation de QuickBooks. Vous devez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille, pour deux raisons fondamentales: Quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs involontaires et registres comptables désordre vol des employés de camouflage.

  • Fermez votre fichier QuickBooks. Voici une technique finale à considérer. Bien que vous n'êtes pas obligé de clôturer l'exercice dans QuickBooks, vous pouvez toujours vouloir faire cela dans le but de maintenir l'intégrité de vos données. Voici comment faire: Choisissez la commande Modifier-Préférences, sélectionnez Comptabilité, sélectionnez l'onglet Société Préférences, puis cliquez sur le bouton Date de clôture Set Date / mot de passe. Lorsque QuickBooks vous invite, spécifier une date de clôture et mot de passe. Après avoir fourni ces informations, QuickBooks interdit ou limite les utilisateurs de modifier ou de conclure des transactions datées avant la date de clôture.


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