Comment maintenir de bons contrôles comptables QuickBooks 2011

Beaucoup d'entreprises, après qu'ils atteignent une certaine taille, doivent supporter de multiples utilisateurs de QuickBooks avec un accès à l'information et la capacité de comptabilité, dans certains cas, pour créer des opérations comptables. Malheureusement, ayant plusieurs utilisateurs du système comptable crée un risque pour le propriétaire d'une entreprise.

Sommaire

En ayant accès à QuickBooks, les utilisateurs peuvent introduire par inadvertance des erreurs dans le système de comptabilité ou, malheureusement, intentionnellement frauder une entreprise. Voici une liste de quelques techniques de contrôle de QuickBooks que propriétaire ou gestionnaire d'entreprise de l'entreprise peuvent utiliser pour minimiser les erreurs non intentionnelles et la possibilité pour le vol:

  • Compare régulièrement des inventaires physiques avec les registres comptables d'inventaire. Cette approche accomplit deux choses:

  • Inventaire retrait est rapidement identifié.

  • Le propriétaire d'une entreprise peut réduire la freinte des stocks en identifiant le type d'inventaire qui est le plus souvent volé ou même lorsque l'inventaire est le plus souvent volé.

  • Concilier les comptes bancaires. Une chose que les propriétaires d'entreprises doivent faire est de concilier leurs propres comptes bancaires. Souvent, le vol des employés par le personnel de la comptabilité se produit que les employés à comprendre comment des chèques sur le compte bancaire de l'entreprise que le propriétaire ne voit pas. Si le propriétaire réconcilie le relevé bancaire, elle peut comparer la comptabilité de la banque pour le compte avec QuickBooks les livres comptables de l'entreprise.

  • Séparer comptabilité de la garde physique lorsque cela est possible. Dans une petite entreprise, il est difficile de toujours séparer la comptabilisation de certaines activités de la garde physique ou la responsabilité physique pour cette activité. Où que vous pouvez séparer la garde physique de la comptabilité, une vérification d'erreur intégré se produit. La personne qui fait les chèques représentant indirectement sur le gardiennage de l'actif les gardiens physiques. Vous pouvez demander à votre CPA pour les aider à concevoir des moyens de séparer la garde physique des actifs de fonctions de comptabilité et de tenue de livres.

  • Former les employés comment utiliser QuickBooks. Vous devez former les employés à utiliser QuickBooks si vous avez une entreprise de toute taille pour deux raisons fondamentales:

    • Quelqu'un qui sait comment utiliser QuickBooks est moins susceptible de faire des erreurs involontaires.

    • Registres comptables Messy camoufler le vol des employés. Formation ne signifie pas seulement les documents comptables plus précises, mais aussi que vous êtes moins susceptibles d'avoir un environnement propice au vol ou détournement de fonds.

    • Gérer votre système de comptabilité QuickBooks. Un système de comptabilité devrait être un outil que vous utilisez pour mieux gérer votre entreprise. Pour que le système fonctionne, vous avez besoin pour gérer ce système. Vous pouvez assez facilement faire en sorte que les gens font le genre de choses qu'ils sont censés faire en créant des listes de contrôle simples. Vous pouvez utiliser ces points de départ pour la construction de votre propre liste de choses que le greffier de la comptabilité ou de chef de bureau doivent faire tous les mois ou à la fin de chaque année.

    • Un comptable mensuel échantillon To-Do List

      • Les données sauvegardées et déplacé hors site

      • Les comptes bancaires réconciliés

      • Toutes les factures, notes de crédit, déclarations sur


      • Tous les comptes d'attente nettoyés

      • Les états financiers livrés

      • Exceptions rapportés (par exemple, les factures en souffrance, factures, bons de commande, sous-approvisionné objets de l'inventaire)

      Une comptabilité annuelle échantillon To-Do List

      • Ajustez balance

      • Graver un CD avec des chiffres de fin d'année pour enregistrement permanent

      • Envisager le nettoyage des fichiers de données si elles sont énormes

      • Fermer année où vraiment fait


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