Contrôle des stocks et des produits de facturation dans votre entreprise

Finalement, vous devez payer à la fois l'inventaire et les fournitures que vous achetez pour votre entreprise. Ces projets de loi sont généralement affectés aux comptes créditeurs quand ils arrivent, et ils sont payés à l'échéance. Une grande partie de l'argent versé sur votre compte de trésorerie est sous la forme des chèques envoyés pour payer les factures dues dans les comptes créditeurs.

Vous devez avoir des contrôles attentifs au cours des cinq fonctions clés des comptes créditeurs:

  • Saisie des factures à payer dans le système comptable

  • Préparer les chèques pour payer les factures

  • Signer des chèques pour payer les factures

  • L'envoi de chèques de paiement aux fournisseurs

  • Concilier le compte-chèques

Dans votre entreprise, il est probable que la personne qui pénètre dans les factures à payer dans le système prépare également les chèques de paiement, mais les autres tâches devrait être fait par quelqu'un d'autre. Vous ne devriez jamais permettre à la personne qui prépare le chèque à examiner les factures à payer et signer les chèques, à moins bien sûr que le propriétaire de la personne de vous, l'entreprise.

La personne qui signe les chèques devraient examiner soigneusement ce qui est payé, vérifiez que les approbations de gestion appropriées pour le paiement sont indiqués sur cette paperasse, et confirmer que le montant payé étant est exacte. Vous devez également des responsabilités distinctes pour être sûr que la personne qui réconcilie votre compte ne prépare pas ou signer des chèques.

La bonne gestion des comptes créditeurs peut sauver votre entreprise beaucoup d'argent en évitant les frais ni intérêts de retard et en profitant des rabais offerts pour les paiements anticipés. Si vous utilisez un système comptable informatisé, la date d'échéance de la facture et toute information de réduction doivent être inscrits au moment où vous recevez l'inventaire ou les fournitures (voir la figure suivante pour la façon dont vous enregistrez ces informations).

Enregistrement de la réception de l'inventaire avec un projet de loi en utilisant QuickBooks.
Enregistrement de la réception de l'inventaire avec un projet de loi en utilisant QuickBooks.

Si vous travaillez avec un système de papier plutôt que d'un système de comptabilité informatisé, vous avez besoin de mettre en place une certaine façon d'être sûr que vous ne manquez pas de loi les dates d'échéance. Beaucoup d'entreprises utilisent deux fichiers d'accordéon: celui qui est mis en place par le mois, et l'autre qui est mis en place par le jour.

Quand un projet de loi vient en premier dans, il est mis dans le premier fichier d'accordéon selon le mois au cours duquel elle est due. Le premier jour de ce mois, les commis aux comptes payables tire toutes les factures dues ce mois et les met dans le fichier d'accordéon quotidiennement en fonction de la date de la facture est due. Chèques de paiement sont ensuite envoyés à temps pour arriver dans le bureau du fournisseur par la date d'échéance.

Dans certains cas, les entreprises offrent un rabais si leurs factures sont payées au début. Comme vous pouvez le voir dans la figure, les termes de la réduction pour le vendeur, plaques Unlimited, est “ 2% net 10 30. ” Cela signifie que si la facture est payée dans les 10 jours, l'entreprise du fournisseur peut prendre un 2 pour cent discount- autrement, le montant dû doit être payé en totalité dans les 30 jours.

Le montant total dû pour le projet de loi le montre la figure est de 1000 $. Si l'entreprise paie la facture en dix jours, il peut prendre un escompte de 2 pour cent, ou 20 $. Cela peut ne pas sembler beaucoup, mais si votre entreprise achète 100.000 $ des stocks et des approvisionnements en un mois et chaque fournisseur offre un rabais similaire, vous pouvez économiser de 1000 $. Au cours d'une année, des réductions sur les achats peuvent sauver votre entreprise une importante somme d'argent et d'améliorer vos profits.


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