Credit & collections kit pour les nuls

Lorsque vous composez une demande de crédit pour vos clients, vous voulez vous assurer que cette demande inclut certaines informations de base sur votre client. Soyez sûr d'obtenir les informations suivantes de votre client dans chaque demande de crédit:

Sommaire

  • Nom légal complet et l'adresse physique

  • Les noms de commerce ou des noms d'emprunt utilisés

  • Entité juridique du demandeur (association, société, LLC, et ainsi de suite) a déposé dans quel état

  • L'année de l'entreprise a été formé

  • Adresse et numéros de sécurité sociale des propriétaires uniques, les partenaires généraux, ou garants personnels

  • Montant du crédit demandé

  • Des exemplaires des états financiers et d'exploitation actuelles

  • Les noms des acheteurs ou des contacts autorisés

  • Accord à payer les intérêts et les frais de collecte raisonnable sur les soldes en souffrance

  • Au moins l'un de la banque de référence

  • Références commerciales

Si votre client ne sera pas partager cette information de base à une demande de crédit, réfléchir à deux fois l'octroi de crédit.

Drapeaux rouges que votre client peut par défaut sur la dette

Certains événements doivent déclencher une enquête immédiate du compte de votre client, et les collections des mesures immédiates si le compte est pas payé en entier.

Soyez à l'affût pour les drapeaux rouges suivants et suivi immédiatement si votre client

  • Formé d'un téléphone débranché

  • A quitté les lieux sans laisser d'adresse de réexpédition

  • Évite le contact téléphonique et ne parvient pas à renvoyer les messages

  • Change de propriétaire, d'adresse ou le numéro de téléphone

  • Diminue considérablement en dessous du volume habituel des commandes

  • Affiche habitudes de paiement pauvres

  • Pauses promet de payer le solde de compte ou fait des excuses pour ne pas payer

  • Peut contenir jusqu'à plus petits litiges paiement

Faire des appels de collecte efficace

La plupart des gens détestent faire la collecte appelle presque autant que la personne à l'autre bout de la ligne déteste les obtenir, mais appelle à collecter votre dette sont un élément important d'obtenir de l'argent de clients payants lente.

Pour de meilleurs résultats lors des appels de collecte:

  • Examiner le dossier de crédit de votre client. Avant que vous obtenez sur le téléphone, vous rafraîchir la mémoire sur le client, l'achat et le crédit de l'histoire du client, et tout ce qui peut vous aider lors de votre appel.


  • Préparer mentalement. Anticiper ce que le débiteur peut dire au cours de votre appel et ce que vous pouvez donner des réponses. Avoir un sens, à l'avance, de ce que vous espérez atteindre avec l'appel (par exemple, le paiement immédiat, demi-paiement maintenant, la moitié dans les 30 jours, et ainsi de suite).

  • Avoir des dossiers à portée de main. Soyez prêt à utiliser un document approprié de votre fichier de sauvegarde de toutes vos revendications sur le compte du client ou de réfuter une quelconque des allégations ou des excuses du client pour retard de paiement.

  • Parlez-en à la bonne personne. Déterminez qui, dans la société peut autoriser le paiement sur votre compte, et de parler à cette personne.

  • Être un professionnel. Maintenir un calme, une attitude confiante, et d'écouter attentivement ce que dit le débiteur. Essayez d'identifier et de résoudre les plaintes qui sont légitimes. Ne laissez pas le débiteur vous hochet ou vous faire perdre votre sang-froid. Préparer et utiliser un script pour vous garder sur la bonne voie.

  • Prendre des notes. Vos notes vous aider à rafraîchir la mémoire dans les relations futures avec le débiteur, et ils vous aider à être précis lorsque vous écrivez des fax, des e-mails, ou des accords de remboursement.

  • Obtenez tout par écrit. Envoyer rapidement le débiteur une confirmation écrite de tous les points d'accord - si possible en utilisant des méthodes rapides de livraison tels que fax ou par e-mail - et essayer d'obtenir le débiteur de reconnaître la communication. Si votre débiteur accepte de vous payer, essayez d'obtenir du débiteur à signer un accord énonçant cet arrangement.

En vous assurant de respecter les lois de protection des consommateurs lors de la collecte de la dette

Bien que les règlements de recouvrement de créances sont généralement moins strictes si vous êtes la collecte de vos propres dettes en interne ou si vous êtes la collecte dettes de l'entreprise, il est une bonne pratique pour recueillir vos dettes comme si chaque règlement unique applique à vous. Cette courte liste va vous garder en conformité avec la plupart des lois fédérales et étatiques protection des consommateurs et constitue une base pour les bonnes pratiques de collecte.

  • Travailler à travers l'avocat du débiteur: Si un débiteur a un avocat, ne pas communiquer avec le débiteur directement sauf si vous avez la permission de le faire par écrit.

  • Respecter la vie privée de votre débiteur: Évitez la communication sur votre collection avec des tiers autres que l'avocat du débiteur.

  • Soyez professionnel: Ne jamais utiliser un langage abusif ou de menaces, et de ne pas harceler un débiteur.

  • Être honnête: Ne jamais faire de déclarations fausses ou trompeuses à un débiteur.

  • Soyez courtois: Faire des appels de collecte entre 8 heures et 21 heures

  • Respecter le droit du débiteur de contester votre demande: Envoyer le débiteur une lettre de validation dans les cinq jours de votre premier contact.