Maintenir documents nécessaires pour les opérations de trésorerie d'une entreprise

Quand il vient à manipuler les transactions en espèces dans votre entreprise, beaucoup de paperasse change de mains. Afin de bien contrôler le mouvement d'argent dans et hors de votre entreprise, une documentation minutieuse est essentielle. Et ne pas oublier organisation- vous devez être en mesure de constater que si la documentation des questions sur les flux de trésorerie surviennent plus tard.

Sommaire

Suivi des flux de trésorerie est pas la seule raison que vous devez garder la paperasserie. Afin de faire vos impôts et de déduire des dépenses d'affaires, vous devez avoir les reçus pour les frais. Vous devez également des détails sur l'argent que vous avez payé pour les employés et les taxes collectées pour vos employés afin de déposer les rapports appropriés avec des entités gouvernementales.

Création d'un système de classement

Mise en place d'un bon système de classement et de savoir ce qu'il faut garder et combien de temps pour garder, il est très important pour tout homme d'affaires. Pour commencer la configuration de votre système de classement, vous avez besoin de quelques fournitures:

  • Classeurs: Assez explicite de celui-ci - il est difficile d'avoir un système de classement qui n'a rien à garder les fichiers dans.. . .

  • Fichier de dossiers: Utilisez-les pour créer des fichiers séparés pour chacun de vos fournisseurs, les employés et les clients qui achètent à crédit de magasin ainsi que les fichiers de sauvegarde pour obtenir des informations sur chacune de vos transactions. Beaucoup de comptables les informations du fichier de transaction à la date de la transaction a été ajouté à leur journal. Si la transaction concerne un client, un fournisseur ou un employé, ils ajoutent une copie de la transaction pour les fichiers individuels ainsi.

    Si vous avez un système de comptabilité informatisé, vous devez déposer les documents relatifs aux transactions que vous entrez dans votre système informatique. Vous devriez toujours maintenir employé, fournisseur, et les fichiers de clients en copie papier juste au cas où quelque chose se passe mal.

  • Reliures à trois anneaux: Ces liants sont parfaits pour des choses comme votre plan comptable, votre grand livre général, et votre système de revues parce que vous serez en ajoutant à ces documents régulièrement et les liants, il est facile d'ajouter des pages supplémentaires. Assurez-vous de numéroter les pages que vous les ajoutez à la liant, de sorte que vous pouvez repérer rapidement une page manquante.

  • Le nombre de liants que vous avez besoin dépend de combien de transactions financières que vous avez au cours de chaque période comptable. Vous pouvez garder tout dans un liant, ou vous voudrez peut-être de mettre en place un liant pour le plan comptable et General Ledger et un liant distinct pour chacun de vos journaux actifs.

  • Fichiers extensibles: Ceux-ci sont le meilleur moyen de garder une trace de l'activité de fournisseur actuel et les projets de loi qui peuvent être dus. Assurez-vous que vous avez les éléments suivants:

  • Fichier alphabétique: Utilisez ce fichier pour suivre toutes vos commandes d'achat en cours par le vendeur. Après avoir rempli la commande, vous pouvez déposer tous les détails sur cet ordre dans le dossier individuel du fournisseur dans les questions de cas à propos de l'ordre se pose plus tard.

  • Un fichier de 12 mois: Utilisez ce fichier pour garder une trace de factures que vous devez payer. Il suffit de placer le projet de loi dans la fente pour le mois qu'il est dû. Beaucoup d'entreprises utilisent également un fichier extensible de 30 jours. Au début du mois, les factures sont placés dans le fichier extensible de 30 jours sur la base des dates auxquelles ils doivent être payés. Cette approche fournit un rappel visuel rapide et organisée pour les factures qui lui sont dues.

Si vous utilisez un système de comptabilité informatisé, vous avez probablement pas besoin des fichiers extensibles parce que votre système comptable peut vous rappeler quand les factures sont dues (aussi longtemps que vous avez ajouté les informations au système lorsque le projet de loi est arrivé).

  • Disquettes vierges ou autres supports de stockage: Utilisez-les pour la sauvegarde de votre système informatique sur une base hebdomadaire ou, mieux encore, quotidiennement. Gardez les disques de sauvegarde dans un incendie en sécurité ou un endroit qui ne sera pas affectée si l'entreprise est détruite par un incendie. (Un coffre-fort de feu est un must pour tout Business- il est la meilleure façon de conserver des données financières critiques sûr.)

  • Comprendre ce qu'il faut garder et pour combien de temps


    Le tas de paperasse vous devez tenir à peut être très grande, très rapidement. Comme ils voient leurs fichiers obtenir plus en plus épais, la plupart des gens d'affaires se demandent ce qu'ils peuvent lancer, ce qu'ils ont vraiment besoin de garder, et combien de temps ils ont besoin pour le garder.

    • Vous devez garder la plupart paperasse relative à une transaction aussi longtemps que l'homme d'impôt peut venir vérifier vos livres. Pour la plupart des types d'audits, ça fait trois ans après vous produisez votre déclaration. Mais si vous avez omis de déclarer leurs impôts ou taxes frauduleusement déposés, vous pourriez être interrogé par l'IRS à tout moment parce qu'il n'y a pas de prescription dans ces cas.

    • Vous pouvez aussi avoir besoin d'informations la preuve d'achat de votre compagnie d'assurance si un actif est perdu, volé ou détruit par un incendie ou un autre accident.

    • Vous avez besoin de se raccrocher à des informations concernant tout prêt de l'entreprise jusqu'à ce qu'il soit payé, juste au cas où des questions bancaires combien vous avez payé. Après le prêt est remboursé, être sûr de garder une preuve de paiement indéfiniment en cas d'une question sur le prêt se pose jamais.

    • Informations sur l'immobilier et d'autres portefeuilles d'actifs devrait également être maintenue autour depuis aussi longtemps que vous détenez l'actif et pour au moins trois ans après l'actif est vendu.

    • Il est nécessaire de conserver des informations sur les employés pendant au moins trois ans après que les feuilles des employés (dans le cas où toutes les actions juridiques surgissent quant à l'emploi du mandat de l'employé).

    En général, conserver des informations sur toutes les transactions pour environ trois ans. Après cela, faire une liste des choses que vous voulez conserver plus longtemps, tels que la détention d'actifs et de l'information de prêt. Vérifiez auprès de votre avocat et votre comptable pour obtenir leurs recommandations sur ce qu'il faut garder et pour combien de temps.


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