Démarrage du cycle comptable nouveau

Vous avez besoin de continuer à faire des entrées pour la nouvelle année que vous fermez les livres de l'année précédente. Vous ne voulez certainement pas de fermer les portes de votre entreprise que vous vous préparez tous vos rapports de fin d'année, tels que les états financiers et les rapports gouvernementaux - après tout, qui peut être un processus de deux à trois mois.

Si vous faites les livres manuellement, vous avez probablement besoin d'un accès facile aux deux séries de livres: l'année en cours et l'année précédente. Dans un système de comptabilité manuel, vous venez de commencer de nouvelles pages de journal pour chacun des comptes actifs. Si vous avez des comptes qui ne sont pas très actifs, plutôt que de commencer une nouvelle page, vous pouvez laisser un peu d'espace pour les ajustements ou corrections, tracer une ligne, et commencer les opérations pour la nouvelle année sur la même page.

Si vous gardez vos livres en utilisant un système de comptabilité informatisé, vous pouvez mettre à zéro les comptes nécessaires pour commencer la nouvelle année tout en laissant les données de l'année précédente dans les comptes protégés par mot de passe, fermés. Vous pouvez toujours faire des changements à ces comptes fermés, mais l'accès est limité aux personnes qui connaissent le mot de passe - plus probable que vous, votre comptable, votre gestionnaire et de comptabilité.

Une partie de la fermeture de vos livres commence nouveaux fichiers pour chacun de vos comptes. La plupart des entreprises gardent deux années de données, l'année en cours et l'année précédente, dans les fichiers de bureau sur place et de mettre les anciens fichiers dans le stockage. Comme vous commencez une nouvelle année, la boîte de vos deux ans fichiers pour le stockage et utiliser les tiroirs nouvellement vides pour les nouveaux fichiers de la nouvelle année. Par exemple, supposons que vous créez des fichiers pour 2015. Gardez les 2014 fichiers facilement accessible dans les tiroirs de classeur dans votre bureau, mais Box Up 2013 fichiers pour le stockage. Alors gardez vos 2014 fichiers dans les tiroirs où les 2013 dossiers avaient été.

Il n'y a aucune règle dure et rapide sur le stockage de fichiers. Vous pouvez constater que vous avez besoin d'accéder à certains fichiers régulièrement et donc ne veulent pas les mettre dans le stockage. Pas de problème. Tirez sur tous les fichiers liés à l'activité en cours et de les garder dans le bureau de sorte que vous ne devez pas courir à la zone de stockage à chaque fois que vous avez besoin des fichiers. Par exemple, si vous avez un cas juridique en cours, vous devez conserver tous les fichiers liés à cette question sur le stockage et facilement accessible.