Résumant les entrées de journal pour vérifier l'exactitude

La première étape de vérifier la précision dans vos journaux comptables est de les résumer, qui est principalement un montant total de toutes les colonnes de la revue. Ce processus sommaire vous donne les totaux pour les comptes étant suivis par chaque revue.

Sommaire

Résumant la revue des comptes débiteurs

Résumant la revue des comptes clients vous donne un grand total de toutes les transactions pour cette période qui impliquaient des comptes de crédit à la clientèle. La figure ci-dessous montre un résumé d'une revue des comptes débiteurs.

Un échantillon Débiteurs résumé de journal.
Un échantillon Débiteurs résumé de journal.

La revue des comptes débiteurs comprend les transactions du journal de vente (où les achats des clients sur crédit de magasin apparaissent en premier) et le Journal des encaissements (où les paiements des clients vers leurs comptes de crédit de magasin classés en premier) ainsi que les notes de crédit pour les retours des clients.

Lorsque vous résumez la revue des comptes clients, vous obtenez une solde de clôture, un équilibre qui montre le total de toutes les activités financières enregistrées dans ce journal. La figure montre un solde de clôture de 2240 $, ce qui est la quantité exceptionnelle de ses clients.

Chaque transaction dans le journal devrait avoir un numéro à côté de référence, qui vous indique où le détail de cette opération apparaît d'abord dans les livres. Vous devrez peut-être examiner cette information plus tard, quand vous prouver les livres. Lorsque vous vérifiez les erreurs dans le journal, vous devrez peut-être revoir les informations de la source d'origine utilisé pour entrer certaines transactions.

En plus de la revue des comptes débiteurs, vous avez également des pages individuelles de journal en détail les achats de chaque client sur un crédit en magasin et tous les paiements effectués vers ces achats. À la fin d'une période comptable, préparer un Résumé vieillissement détaillant tous les encours clients. Ce rapport vous montre ce qu'est l'argent dû par les clients et combien de temps il a été due.

Pour le but de prouver les livres, le rapport de vieillissement est un résumé rapide qui assure que le client représente informations correspond à ce qui est dans la revue des comptes débiteurs. Le tableau suivant présente un résumé ce que le vieillissement pourrait ressembler pour la période de temps.

Vieillissement Résumé: Comptes débiteurs au 31 Mars
ClientCourant31-60 jours61-90 Jours> 90 jours
S. Smith300 $
J. Doe100 $300 $200 $
H. Harris500 $240 $
M. Man400 $200 $
Global1300 $740 $200 $

Dans ce Comptes débiteurs échantillons Résumé vieillissement, l'encours total de clients correspond au total du bilan dans la revue des comptes débiteurs. Par conséquent, tous les comptes clients ont été saisies avec exactitude dans les livres, et le comptable ne devraient pas rencontrer des erreurs liées aux comptes des clients lors de l'exécution d'un bilan provisoire.

Si vous trouvez une différence entre l'information dans votre journal et votre résumé de vieillissement, réviser vos transactions de comptes clients pour trouver le problème. Une erreur peut être le résultat de:

  • Enregistrement d'une transaction de vente sans enregistrer les détails de cette transaction dans le compte du client

  • Enregistrement d'un achat directement dans le compte du client sans ajouter le montant de l'achat à la revue des comptes débiteurs

  • Enregistrement de paiement d'un client dans le compte du client sans enregistrer la réception de l'argent dans la revue des comptes débiteurs

  • Enregistrement de paiement d'un client dans la revue des comptes débiteurs sans enregistrer la réception de l'argent dans le compte de l'enregistrement du client

Résumant la revue des comptes à payer


Le processus de synthèse et de liquider les comptes à payer Journal est similaire à celle de la revue des comptes débiteurs. Pour les comptes à payer, vous pouvez préparer un résumé de vieillissement pour vos factures impayées ainsi. Ce résumé devrait ressembler le tableau suivant:

Résumé vieillissement: Comptes créditeurs au 31 Mars
FournisseurCourant31-60 jours61-90 Jours> 90 jours
American Bank150 $
Realty Carol800 $
Marchandises Le papier de Helen250 $
Fournitures de boulangerie de Henry500 $
Plaques illimités400 $200 $
Global1,350 $950 $

Le total des factures impayées sur les comptes à payer Résumé vieillissement doit correspondre au total indiqué sur le sommaire des comptes du journal à payer pour la période comptable. Si le vôtre match, vous êtes prêt pour une balance. Si elles ne le font pas, vous devez comprendre la raison de la différence avant de fermer la revue des comptes à payer. Le problème peut être le résultat de:

  • Enregistrement d'un projet de loi en raison dans les comptes du journal à payer sans l'enregistrer dans le compte du vendeur

  • Enregistrement d'un projet de loi en raison dans le compte du fournisseur sans l'enregistrer dans les comptes à payer Journal

  • Effectuer un paiement au vendeur sans l'enregistrer dans les comptes à payer Journal

  • Effectuer un paiement pour le vendeur et l'enregistrer dans les comptes Journal payer, mais en négligeant de l'enregistrer dans le compte du vendeur

Corrigez les problèmes que vous trouvez avant de terminer la revue. Si vous savez que vous pouvez travailler avec des données incorrectes, ne pas essayer de faire une balance de vérification parce que l'équilibre contenir des erreurs et vous ne serez pas en mesure de générer des rapports financiers précis.


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