Les étapes de base de la comptabilité

Comptabilité peut être rendu plus simple si vous suivez un ensemble logique d'étapes. Voici trois concepts fondamentaux qui peuvent aider à garder les choses en ordre lors de la manipulation des livres pour une entreprise.

  1. Préparer les documents de base pour toutes les transactions, les opérations, et d'autres documents de base de Événements- d'affaires sont le point de départ dans le processus de comptabilité.

    Lors de l'achat de produits, une entreprise reçoit une facture d'achat du fournisseur. Lorsque vous empruntez de l'argent de la banque, une entreprise signe un billet à payer, une copie de laquelle l'entreprise conserve. Quand un client utilise une carte de crédit pour acheter le produit de l'entreprise, l'entreprise obtient le bordereau de carte de crédit en tant que preuve de la transaction. Lors de la préparation des chèques de paie, une entreprise dépend de listes de salaires et des cartes de temps.

    Toutes ces formes d'affaires clés servent de sources d'information dans le système de comptabilité - en d'autres termes, les informations le comptable utilise à enregistrer les effets financiers des activités de l'entreprise.

  2. Déterminer et entrer dans les documents source les effets financiers des transactions et autres événements d'affaires.

    Transactions financières ont des effets qui doivent être enregistrées - l'entreprise est meilleure, pire, ou au moins “ différente off ” que le résultat de ses opérations. Des exemples de transactions commerciales typiques comprennent le paiement des employés, faire des ventes à des clients, emprunter de l'argent de la banque, et l'achat de produits à vendre aux clients.

    Le processus de comptabilité commence par la détermination de l'information pertinente sur chaque transaction. Chef comptable de l'entreprise établit les règles et méthodes pour mesurer les effets financiers des transactions. Bien sûr, le comptable doit se conformer à ces règles et méthodes.

  3. Assurez entrées originales d'effets financiers dans des journaux et des comptes, avec des références appropriées aux documents sources.

    En utilisant le document (s) source pour chaque transaction, le comptable fait la première, ou d'origine, entrée dans un journal puis dans les comptes de l'entreprise. Seul le fonctionnaire, tableau établi des comptes devrait être utilisée dans les transactions d'enregistrement.

    Un journal est un enregistrement chronologique des transactions dans l'ordre dans lequel ils se produisent - comme un journal intime très détaillée. En revanche, un compte est un dossier distinct, ou une page en quelque sorte, pour chaque actif, chaque passif, et ainsi de suite. Une opération affecte deux ou plusieurs comptes. L'entrée de journal enregistre la totalité de la transaction dans un place- puis chaque pièce est enregistrée dans les deux ou plusieurs comptes qui sont affectés par la transaction.

    Saisie des données de transaction correctement et en temps opportun est cruciale. La prévalence d'erreurs de saisie de données était une raison importante pour laquelle la plupart des détaillants ont commencé à utiliser des caisses enregistreuses qui lisent l'information code-barres sur les produits, qui capte plus de précision les informations nécessaires et accélère la saisie de données.

  4. Exécuter les procédures de fin de période - les étapes critiques pour obtenir les documents comptables up-to-date et prêt pour la préparation de rapports de comptabilité de gestion, les déclarations fiscales, et les états financiers.

    Une période est un tronçon de temps - d'un jour à un mois à un quart (trois mois) à un an - qui est déterminé par les besoins de l'entreprise. Un an est la plus longue période de temps que l'entreprise allait attendre pour préparer ses états financiers. La plupart des entreprises ont besoin de rapports comptables et les états financiers à la fin de chaque trimestre, et beaucoup ont besoin d'états financiers mensuels.


  5. Compiler la balance ajusté pour le comptable, qui est la base pour la préparation des rapports, des déclarations fiscales, et les états financiers.

    Après que toutes les procédures de fin de période ont été achevés, le comptable compile une liste complète de tous les comptes, ce qui est appelé la balance ajustée. Les entreprises de taille modeste maintiennent des centaines de comptes pour leurs divers actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et dépenses.

    Les grandes entreprises gardent des milliers de comptes, et très grandes entreprises peuvent conserver plus de 10.000 comptes. En revanche, les états financiers extérieurs, les déclarations fiscales, et les rapports comptables internes aux gestionnaires contiennent un nombre relativement restreint de comptes. Par exemple, un exemple typique de rapports externes du bilan seulement 25 à 30 comptes (peut-être même moins), et une déclaration d'impôt sur le revenu typique contient un nombre relativement restreint de comptes.

    Le comptable prend le solde et les groupes d'essai comptes similaires ajustés en un seul montant de synthèse qui est rapporté dans un rapport financier ou le retour d'impôt. Par exemple, une entreprise peut conserver des centaines de comptes de stocks distincts, dont chacun est répertorié dans la balance ajustée. Le comptable effondre tous ces comptes en un seul résumé compte de stocks qui est présenté dans le bilan externe de l'entreprise. En regroupant les comptes, le comptable doit être conforme aux normes d'information financière établies et les exigences de l'impôt sur le revenu.

  6. Fermez les livres - apporter la comptabilité pour l'exercice écoulé à sa fin et que les choses prêt à commencer le processus de comptabilité pour l'année fiscale à venir.

    Livres est le terme commun pour ensemble complet d'une entreprise des comptes. Les transactions d'une entreprise sont un flux constant d'activités qui ne se terminent pas proprement le dernier jour de l'année, ce qui peut rendre la préparation des états financiers et des déclarations fiscales difficiles. L'entreprise a de tracer une ligne de démarcation claire entre les activités pour l'année (la période comptable de 12 mois) et terminé l'année encore à venir en fermant les livres pendant un an et à partir de nouveaux livres pour la prochaine année.