Fermer outils de marchés, des techniques et des sorties de savoir pour l'examen de certification PMP

Pour PMP fins d'examen de certification, vous devez savoir que lors de la fermeture des contrats, vous devez vous assurer que toutes les réclamations sont résolues. Vous devez également examiner le processus d'achat de sorte que vous pouvez apprendre de l'acquisition en cours pour améliorer les approvisionnements futurs.

Sommaire

Fermer marchés: Outils et techniques

La résolution des différends et audits des marchés sont deux techniques que vous devez savoir à propos de l'examen.

La résolution des conflits

En cas de désaccord que les parties contractantes ne peuvent pas résoudre par la négociation, ils doivent suivre la clause de règlement des différends dans le contrat. La plupart des contrats exigent que les parties à conclure un certain type de médiation ou d'arbitrage. Certains contrats exigent la délivrance être résolus grâce à l'une de ces formes d'ADR, et que d'autres exigent que l'ADR peut être traduit devant l'alternative la moins attrayante de litige.

Lorsque la question ou réclamation ne peuvent être résolus alors que le projet est actif, la demande peut rester ouverte même si le projet a été fermé.

Audits de passation de marchés

UN approvisionnement audit est un examen formel du processus d'approvisionnement sur un achat unique ou pour le processus d'approvisionnement utilisé sur le projet dans son ensemble. Le but est d'examiner chaque processus dans l'acquisition d'identifier les domaines qui ont bien fonctionné ainsi que les domaines qui peuvent être améliorés à l'avenir.

L'audit commence par examiner le processus de planification des achats:

  • L'analyse make-or-buy est terminée?

  • Le type de contrat était approprié?

  • Quelle était l'efficacité du plan de gestion de l'approvisionnement?

  • L'énoncé des travaux (SOW) ne reflète précisément le travail qui devait être fait sans dire comment il devrait être fait?

  • Les documents d'appel d'offres des marchés publics étaient complets?

  • Les critères de sélection de la source étaient appropriées?

La vérification de l'approvisionnement devrait également examiner les informations suivantes pour effectuer des achats:

  • Avait un nombre suffisant de vendeurs qualifiés identifié?

  • La conférence des soumissionnaires n'a aller en douceur et répondre à toutes les questions des soumissionnaires?

  • Ont négociations de marchés finissent avec une situation gagnant-gagnant?

  • Le contrat a été élaboré et signé dans un délai raisonnable?

  • Le contrat a été complet sans nécessiter de nombreuses modifications et révisions?

  • Le contrat a été suffisamment clair pour ne pas entraîner de nombreux litiges et malentendus?

Alors que l'administration du contrat, l'audit des marchés publics permettra d'évaluer les éléments suivants:

  • Comment bien les changements de contrats ont été traités

  • Les rapports de rendement et les évaluations de rendement

  • Comment inspections et à l'emplacement du vendeur sont allés

  • L'efficacité du système de paiement

  • L'exhaustivité et l'organisation des dossiers de projets

  • Comment bien différends et les questions ont été traitées

Lorsque l'audit des fournisseurs, vous voulez enregistrer des zones qui ont bien fonctionné et les domaines qui devraient être améliorés, la prochaine fois. Cette information peut être utilisée la prochaine fois un marché similaire est nécessaire.

Cette forme de passation de marchés est générique, mais il montre le type d'informations que vous recueillerez pour une vérification de l'approvisionnement.

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Fermer marchés: Sorties

Un élément clé de la fermeture d'un contrat est de revoir l'énoncé des travaux et veiller à ce que tous les éléments sont complets et accepté. Vous devez passer par la liste des produits livrables pour vous assurer que tous les produits livrables respectent les exigences contractuelles, toutes les procédures et clauses contractuelles ont été suivies, et également que tous les documents du marché technique et autre est disponible.


Il est une bonne pratique d'accepter formellement livrables pendant toute la durée du contrat, en particulier pour les gros contrats. Fermeture du contrat devrait simplement officialiser tout le travail qui a été accepté livré. Après vous acceptez tout le travail, vous avisez l'administrateur du contrat que les termes du contrat ont été respectées. L'administrateur du contrat peut alors prendre les mesures nécessaires pour fermer officiellement le contrat.

Parce qu'un contrat est un document juridique, il est important de collecter et archiver tous les documents de passation des marchés et de la correspondance. Ce qui suit est une liste partielle des informations que vous avez besoin de collecter, indexer et archiver:

  • Horaires

  • Factures et historique de paiement

  • Les rapports de rendement

  • Documentation technique

  • Les demandes de modification de contrat

  • Rapports de mesures correctives

  • Les différends contractuels et leurs résolutions

  • Inspections

  • Vérifications

  • Les évaluations de rendement

La documentation du contrat est une partie de la documentation du projet global que vous devez archiver avant la clôture du projet.

Marché doivent être fermées à partir des points de vue juridiques, financiers, et administratives. Légalement, vous devez vous assurer que l'énoncé des travaux est terminée et que tous les produits livrables ont été formellement acceptée.

Administrativement, vous voulez vous assurer que tous les termes et conditions du contrat ont été respectées et que la documentation de passation des marchés a été archivé de manière appropriée. Financièrement, vous devez vous assurer que tous les paiements ont été effectués, y compris les frais d'attribution, des primes d'encouragement et les frais fixes, le cas échéant.


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