Gestion de projet pour les nuls

Une exigence clé pour le succès de la gestion de projet est de savoir pourquoi le projet a été créé en premier lieu. En plus d'aider veiller à ce que les objectifs appropriés et les résultats souhaités sont encadrés dès le début, cette connaissance dynamise membres et les carburants leur engagement à atteindre ces objectifs et les résultats l'équipe de projet. Prenez les mesures suivantes afin de déterminer la justification de votre projet:

Sommaire

  • Identifier les pilotes de votre projet et de déterminer leurs besoins et leurs attentes. Pilotes du projet des gens pour qui vous effectuez projet- ils ont une certaine autorité pour définir les résultats du projet.

  • Regardez pour les états existants qui confirment l'appui des priorités de votre organisation de votre projet. Consultez le plan à longue portée de votre organisation, le budget annuel, plan d'immobilisations de crédits, et les indicateurs clés de performance, ou KPI, ainsi que des notes de réunions où votre projet a été proposé et discuté. Également communiquer avec les personnes qui ont assisté à ces réunions.

  • Lors de la vérification avec des personnes ou des documents écrits pour la confirmation de la justification de votre projet, procédez comme suit:

  • Essayez de trouver plusieurs sources pour le même élément d'information. (Les sources plus indépendantes que vous trouverez ce que contiennent les mêmes informations, plus il est probable que l'information est correcte.)

  • Chaque fois que possible, d'obtenir des informations à partir de sources primaires. (UN source principale contient l'un d'infos originale secondaire source est le rapport de l'information de la source primaire de quelqu'un d'autre.)

  • Chaque fois que vous pouvez, à l'utilisation des sources écrites, car ils fournissent un enregistrement constante et durable de l'information et ils réduire les chances que l'information sera modifiée, filtrée ou mal interprété (par inadvertance ou intentionnellement) avant de le voir.

  • Lorsque l'on parle avec les gens sur des informations importantes, demandez à au moins une autre personne présente. Cela permet à deux personnes différentes pour interpréter ce qu'ils ont entendu de la même personne.

  • Notez toutes les informations que vous obtenez de rencontres personnelles.

  • Prévoyez de rencontrer des publics clés au moins deux fois. Votre première rencontre les amène à commencer à penser à issues- votre deuxième réunion vous donne une chance de clarifier toute ambiguïté ou incohérence de la première session.

  • Chaque fois que possible, confirmer ce que vous avez entendu dans les rencontres personnelles avec les sources écrites. Comparer les perceptions et les opinions des gens d'écrits, de données factuelles (à partir de sources primaires, si possible) et de concilier les divergences.

Conseils de gestion de projet pour le développement significatives Objectifs du projet

En tant que chef de projet, le développement concise et sans ambiguïté objectifs du projet (ou des déclarations de résultats escomptés de votre projet) augmente les chances que vous allez accomplir avec succès leur. Suivez les conseils suivants pour assurer les objectifs du projet sont limpides:

  • Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les activités. (Par exemple, "produire un rapport final, approuvé» est préférable à «lire et d'examen le projet de rapport.")

  • Assurez-vous que vos objectifs sont SMART (sSPECIFIQUES, mesurable, unggressive, réaliste, et time-sensibles).

  • Utilisez un langage clair - pas de jargon technique ou des acronymes.

  • Assurez-vous que chaque objectif a au moins une mesure et chaque mesure a au moins un objectif de performance. (Par exemple, si l'énoncé narratif de votre objectif est "de développer un nouveau produit," une mesure serait «Date d'achèvement» et l'objectif de rendement de cette mesure serait "15 Août 20__.")

Project Manager Skill: développement de projets annexes Réalisable

Produire les résultats de votre projet dans les délais est une condition essentielle de son succès. Pour avoir le plus de chances de terminer votre projet à temps, vous avez besoin d'élaborer un calendrier de projet qui est réalisable, à l'écoute des besoins de vos clients, et comprise et soutenue par tous les membres de l'équipe de projet. Prenez les mesures suivantes pour créer un calendrier de projet réaliste et réalisable:

  • Identifier toutes les activités requises.

  • Décomposer les activités suffisamment dans les détails. Par exemple, au lieu d'inclure une activité unique nommée «déterminer les besoins en nouveau produit" dans votre programme, de le décomposer plus loin dans «examen correspondance", "entretien vendeurs», «groupes conduite de discussion» et «préparer un rapport sur les exigences pour le nouveau produit. "

  • Toujours considérer à la fois durée (le nombre de périodes de travail nécessaires pour exercer une activité) et interdépendances (l'ordre dans lequel les activités sont réalisées) que vous développez votre calendrier du projet.

  • Identifiez votre stratégie pour l'exécution de chaque activité avant vous estimez sa durée.

  • Facteur de la disponibilité des ressources (telles que le nombre d'heures chaque jour en mai que l'ingénieur de fabrication sera en mesure de travailler sur votre projet).

  • Reconnaître et écrire toutes les hypothèses liées à votre projet et son calendrier. Par exemple, si vous ne savez pas encore ce que le budget du projet est, notez que vous assumez votre budget sera de 100.000 $ jusqu'à ce que vous découvrirez autrement.

  • Identifier et planifier pour tous les risques liés au calendrier de projet importantes (comme si la refonte du système financier de l'entreprise fera de votre projet d'être retardé).

  • Réexaminer et réviser, si nécessaire, votre horaire d'origine après votre projet est approuvé et avant de commencer à travailler sur elle.

  • Impliquez votre les pilotes de projet (les gens pour qui vous effectuez le projet) et partisans (personnes qui aident effectuer votre projet) dans l'élaboration du calendrier.

Pour les gestionnaires de projet: comment obtenir et soutenir l'engagement pour les projets

Vous ne pouvez pas faire votre projet seuls: en tant que gestionnaire de projet, vous devez membres de votre équipe à travailler ensemble pour réussir à atteindre les objectifs et les objectifs finaux du projet. Suivez ces conseils pour apporter l'enthousiasme et l'engagement de votre équipe de projet (et de maintenir à la fois tout au long du cycle de vie de votre projet):

  • Clarifier les avantages du projet pour l'organisation et pour les membres de l'équipe.

  • Impliquer les membres de l'équipe dans le processus de planification.

  • Aider les gens à voir que le plan de projet est réalisable.

  • Aborder les questions, les préoccupations et questions rapidement et ouvertement.

  • Fournir fréquente, une rétroaction significative aux membres de votre équipe.

  • Reconnaître les contributions des individus.

Gestion efficace des projets: Comment tenir les gens responsables

Quand les gens acceptent la responsabilité, ils vous donnent le droit de les tenir responsables de leurs performances. Même si vous avez techniquement pas d'autorité directe sur une personne de votre équipe de projet, agir comme si vous avez l'autorité, sauf si vous êtes spécifiquement dit le contraire.

Voici quelques moyens efficaces pour maintenir les gens sur votre projet responsable de l'équipe:

  • Impliquer les personnes qui ont autorité sur les membres de votre équipe.

  • Soyez précis concernant les résultats escomptés, les échéanciers et les budgets de ressources.


  • Obtenez l'engagement des membres de votre équipe.

  • Mettez tous les engagements par écrit.

  • Convenir d'un plan pour le suivi des progrès réalisés par les membres de votre équipe et de le suivre.

  • Dites aux autres sur votre projet sur les engagements pris.

  • Créer un sentiment d'urgence et de l'importance sur le projet.

  • Exprimez votre appréciation pour l'effort mis en et les résultats obtenus.

Comment éviter les pièges commune de gestion de projet

La pression d'avoir à réaliser un projet avec peu de temps et peu de ressources provoque souvent les gens à couper les coins ronds et ignorer certaines questions qui peuvent affecter de manière significative les chances d'un projet de réussite. Éviter les pièges courants suivants et, au lieu de répondre aux questions au début du projet pour aider à réduire leurs impacts négatifs possibles:

  • Encadrement des objectifs du projet de vagues: Les objectifs du projet sont les résultats qui doivent être atteints si le projet soit couronné de succès. Le plus spécifique les objectifs, plus il y aura pour vous d'estimer le temps et les ressources nécessaires pour les atteindre et le plus facile il sera pour vous et votre public afin de confirmer qu'ils ont été respectées.

    Veillez à inclure mesures (les caractéristiques d'un objectif que vous allez utiliser pour décider si elle a été réalisée) et caractéristiques (les valeurs des mesures que vous croyez confirmer que vous avez réussi à atteindre vos objectifs).

  • Surplombant publics clés: Assurez-vous de déterminer votre projet de pilotes (ceux qui définissent ce que votre projet doit obtenir pour réussir) et son partisans (les personnes qui rendent possible pour vous d'accomplir les objectifs de votre projet désiré). Facteurs importants qui souvent négligés sont les ultimes utilisateurs finaux des produits de votre projet.

  • Négliger de documenter les hypothèses: Les gens font presque toujours des hypothèses concernant leur projets- cependant, ils ne parviennent souvent pas à les écrire, car ils figurent tout le monde fait les mêmes.

    Documenter vos hypothèses vous permet de confirmer que tous les gens fonctionnent sous le même ensemble d'hypothèses et vous rappelle périodiquement pour vérifier si les hypothèses du projet ont été confirmés et / ou nouvelles ont été faites.

  • «Sauvegarde dans" les horaires de projet: Sauvegarde dans un calendrier de projet consiste à essayer de déterminer le temps et les ressources que vous jugez vous permettre d'atteindre la réussite du projet, tout en ignorant la question de savoir comment il est probable que vous serez en mesure d'obtenir les quantités nécessaires de temps et de ressources.

    Au lieu de reculer dans, considérer le temps et les ressources que vous vous sentez réaliste vous seriez en mesure de sécuriser et d'explorer différentes façons de les utiliser pour augmenter vos chances d'être en mesure de mener à bien votre projet.

  • Ne pas obtenir les principaux engagements par écrit: Ne pas mettre par écrit des engagements augmente les chances que ce que les gens destinés à commettre était différent de ce que vous pensiez qu'ils ne commettent. En plus d'augmenter la précision de la communication, écrire engagements aide à ceux qui les fait se souvenir d'eux et encourage les gens à modifier les déclarations écrites lorsque cela est nécessaire.

  • Le défaut de tenir le plan mise à jour: Si un projet est en cours de fonctionner correctement, vous et les membres de votre équipe devriez consulter fréquemment la version la plus récente du plan de projet pour confirmer ce que chaque membre de l'équipe as à faire pour produire les résultats escomptés.

    Ne pas tenir le plan mis à jour signifie que vous avez aucune référence expliquant ce que les gens doivent faire pour exécuter avec succès le travail de projet requis. Il suggère également que l'adhésion à la version la plus récente du plan de projet ne sont pas vraiment important, une croyance qui réduit considérablement les chances de succès du projet.

  • Ne pas avoir le contrôle de changement formel: Ne pas suivre un processus formel pour évaluer l'impact des modifications apportées au projet augmente la probabilité que les conséquences importantes de ces modifications demandées seront négligés lors de l'évaluation des effets potentiels de ces changements. En outre, elle rend plus probable que certaines des personnes qui seront touchées par les changements ne peuvent pas recevoir des informations exactes et à jour sur ce que ces effets peuvent être.

  • Non communiquer efficacement: Communications problématiques augmentent les chances que les gens vont travailler avec des informations différentes lors de l'exécution des tâches du projet, ainsi que la diminution moral de l'équipe et de l'engagement à la réussite globale du projet.