Les partage calendrier avantages des outils de planification électroniques

Un des plus grands avantages de l'utilisation des outils d'ordonnancement électronique est que vous et vos collègues avez accès à des horaires de chaque autres sans faire un appel téléphonique ou harceler les adjoints administratifs. Ce slash le temps dont vous avez besoin pour mettre en place une réunion parce que le logiciel vous informe également là où d'autres sont, ce qu'ils font, et quand ils sont disponibles.

Ordonnancement électronique fait gagner du temps sur la fin du destinataire, aussi - parce que d'autres peuvent voir votre calendrier, vous recevez les invitations aux réunions que parfois vous êtes disponible, et vous ne devez pas consulter votre calendrier pour voir si vous pouvez assister.

Disons, par exemple, vous avez essayé de rejoindre Bob Smith pour deux jours. Chaque fois que vous l'appelez, il est en réunion, et chaque fois qu'il vous rappelle, vous êtes sur le terrain. Vous coupez à travers la balise de téléphone perte de temps, vérifiez dans votre système de planification du réseau, et de programmer un temps pour vous et Bob de parler. Vous pouvez voir qu'il est dans le bureau, mais libre de rencontres entre 2 et 15 heures

En utilisant le système d'invitation à la réunion qui est intégré dans la plupart des calendriers (à partir d'Outlook vers Google Calendar) peuvent gagner du temps. Vous pouvez demander, de confirmer, ou de reporter des rendez-vous avec quelques clics de la souris ou du robinet de votre doigt. Cela permet à la fois vous et les participants multiples d'une réunion d'abandonner la nomination dans leurs horaires avec peu d'effort.

Systèmes de planification, tels que Microsoft Outlook ou Google Calendar, sont parfaits pour la mise en place des réunions pour la commodité de la majorité. Par exemple, supposons que vous devez définir une réunion la semaine prochaine pour les dix personnes sur votre budget task force: Votre présence, ainsi que ceux de trois chefs de département, est nécessaire. En utilisant Outlook pour planifier la réunion, vous pouvez voir les horaires des autres avant même que vous envoyez une invitation à une réunion. Vous pouvez rechercher dans la semaine pour trouver le meilleur moment pour la plupart des gens, assurer vos numéros et la participation de ceux qui critiquent à la réunion.

Et quand vous n'êtes pas disponible? Ne vous inquiétez pas: Personne ne sait que vous êtes en train de faire une coupe de cheveux à 15:00 Jeudi - Ils savent juste que vous n'êtes pas disponible pour répondre.


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