Choisir une stratégie de nettoyage et d'archives avec QuickBooks 2011

Décider quand et comment vous voulez nettoyer ou archiver vos QuickBooks 2011 Fichier de l'entreprise est surtout une question de bon sens. Votre préoccupation première devrait être de savoir si vous devez condenser le fichier de la société à tous. Si QuickBooks fonctionne toujours à une vitesse raisonnable, si vous ne trouvez pas vous-même de devenir fou à cause de nombreux articles inutilisés sur les listes, ou si le fichier de données n'a pas augmenté monstrueusement volumineux (plus de 100 Mo ou plus), vous ne pouvez pas besoin de condenser. Vous réalisez aucun avantage, dans de nombreux cas, par le nettoyage. Et en ne nettoyant, vous avez encore des dossiers financiers détaillés complets au bout de vos doigts.

Exécution d'une opération de nettoyage ne réduit pas nécessairement la taille du fichier de données QuickBooks. Si vous avez vraiment doit avoir un fichier de données plus petit, ce que vous devez faire est d'abord exécuter une opération de nettoyage, puis sauvegarder et restaurer un fichier de données QuickBooks portable.

L'autre partie sur le nettoyage et l'archivage des fichiers de la société QuickBooks est une autre notion de sens commun: Vous devez créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks. Il est recommandé que vous créez une copie d'archivage à la fin de l'année après que vous ou votre CPA a fait les derniers ajustements à l'année. Il est une excellente idée de créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks qui est utilisé pour préparer votre déclaration de revenus et les états financiers parce que vous pouvez toujours expliquer plus tard un nombre sur un retour ou un état financier en regardant la copie d'archivage du fichier de données.

Parfois, les gens intentionnellement ou par inadvertance modifier les anciennes transactions. Cela signifie que quelqu'un peut, malheureusement, changer transactions dans un fichier de données QuickBooks dans une année précédente. Quand ce changement se produit, quelqu'un qui cherche tard au fichier de données QuickBooks peut ne pas être en mesure d'expliquer un certain nombre sur une déclaration d'impôt ou un état financier. Par exemple, si quelqu'un va plus loin en arrière et modifie une transaction dans une année précédente, et que la transaction est utilisé pour calculer les recettes totales pour l'année, vous ne pouvez plus utiliser les données de QuickBooks pour expliquer numéros sur votre déclaration de revenus et vos états financiers pour revenu total.

Heureusement, en ayant une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks - le fichier de données QuickBooks qui a fourni les numéros à votre déclaration d'impôt et les états financiers - vous pouvez toujours voir quelles transactions QuickBooks soutenir un certain nombre de déclaration d'impôt ou d'un numéro de déclaration financière.

Si vous êtes encore confus à propos de ce point - et il est un peu difficile - demandez à votre conseiller fiscal ou votre CPA sur le problème. Il peut vous expliquer le danger d'avoir un changement dans les données QuickBooks qui a été utilisé pour préparer une déclaration ou une déclaration financière après que le retour a été préparé ou après ces états financiers ont été publiés et distribués.


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