Création d'une règle dans Lotus Notes 6

UN règle

Sommaire

Remarques raconte ce qu'il faut faire avec certains messages entrants. Par exemple, vous pourriez avoir une règle qui met toujours des messages avec un certain mot dans le champ de l'objet dans un dossier, ou une règle qui déplace e-mail à partir d'une certaine personne directement dans la corbeille, ou peut-être une règle qui change instantanément l'importance de tout message que vous recevez de votre patron pour haute. Voir vos règles en cliquant sur les règles de mot dans le volet de navigation.

Pour créer une nouvelle règle, cliquez d'abord sur le dossier Règles dans le volet de navigation de votre courrier. Puis cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'action de la règle. La figure 1 montre la (assez grande) boîte Nouvelle règle de dialogue qui apparaît.

Création d'une règle dans Lotus Notes 6

Figure 1: Créer une nouvelle règle ici.

Comme vous pouvez le voir sur la figure 1, la boîte de dialogue Nouvelle règle est divisé en trois sections. Cette règle est de déterminer si la règle est activée, préciser les conditions décide quels messages la règle agira, et spécifier les actions détermine quelle est la règle le fera avec les messages qu'il choisit.

Toute nouvelle règle que vous créez est activée par défaut. Vous pourriez, cependant, avoir une règle que vous souhaitez disable- temporairement par exemple, peut-être vous ne voulez pas les messages entrants de courrier expédié à ce dossier, pour le moment. Au sommet de la boîte de dialogue, utilisez les boutons Cette règle est de radio pour décider si la règle est appliquée. Sélectionnez le bouton radio dans le domaine (par défaut), et de la règle fait tout ce que vous avez dit de faire. D'autre part, si vous sélectionnez le bouton radio Off, votre règle est suspendue jusqu'à ce que vous l'activez de nouveau.

Création de l'état d'une règle

Les champs de la section Spécifiez les conditions de la boîte de dialogue Nouvelle règle déterminent les messages auxquels votre règle doit être appliquée. L'idée de base est d'utiliser ces champs pour mettre en place un critère, puis d'utiliser le bouton Ajouter pour enregistrer la condition. Certaines règles peuvent avoir une seule condition, comme Objet contient Adulte. D'autres peuvent être plus compliqué, avec plus d'une condition. Par exemple, vous pourriez avoir une règle qui cherchait message entrant avec les mots Mises à jour des ventes dans la ligne d'objet qui ont été envoyés par un gars nommé Rob Fichtel.

Lorsque vous définissez le second champ déroulant dans la section Spécifiez les conditions de la boîte de dialogue, vous pouvez choisir parmi 13 différents endroits à regarder:

  • expéditeur: Choisissez messages par le nom de la personne qui a envoyé le message. Vous pourriez, par exemple, créer une règle qui recherche automatiquement les messages de votre patron.
  • sujet: Les messages de sélection basé sur ce qui est dans l'objet du message, comme Mise à jour des ventes.
  • corps: Rechercher les messages avec un certain mot ou une phrase dans tout le corps du message.
  • importance: Sélectionnez messages en fonction de l'importance que l'expéditeur a choisi pour elle (haute / moyenne / basse).
  • la priorité de livraison: Sélectionnez les messages en fonction de la priorité de livraison que l'auteur attribué au message.
  • à: Sélectionnez des messages en le nom de la personne ou des personnes dans le domaine de le message.
  • cc: Sélectionnez messages par le nom de la personne ou les personnes dans le champ de cc du message.
  • bcc: Sélectionnez messages par le nom de la personne ou les personnes dans le champ Cci du message.
  • ou cc: Sélectionnez messages par le nom de la personne ou les personnes dans le champ À ou Cc du message.
  • corps ou le sujet: Entrez un critère qui billets seront chercher à la fois dans l'objet et le corps des messages.
  • Domaine Internet: Spécifiez messages d'une entreprise particulière, tels que ibm.com ou yourcustomerscompany.com.
  • taille: Spécifiez messages d'une taille particulière.
  • tous les documents: Appliquer la règle à tous les nouveaux messages.

Après vous dites notes où chercher, vous utilisez le troisième champ déroulant dans la section Spécifiez les conditions de la boîte de dialogue de dire Remarques ce genre de comparaison que vous êtes intéressé par:

  • contient: Le terme que vous entrez dans le troisième champ peut se produire n'importe où dans le domaine que vous sélectionnez dans le premier champ.
  • ne contient pas: Quoi que vous avez choisi dans le premier champ ne peut pas inclure ce que vous entrez dans le troisième champ.
  • est: Quoi que vous avez choisi dans le premier champ doit être exactement égale à ce que vous entrez dans le troisième champ.
  • n'est pas: Quoi que vous avez choisi dans le premier champ ne peut pas être ce que vous entrez dans le troisième champ.

Enfin, utiliser le troisième champ dans la section Spécifier les conditions de raconter notes ce que vous cherchez. Il suffit de taper le terme de recherche - le nom d'une personne, le mot que vous voulez trouver dans le corps du message, le nom de domaine Internet, et ainsi de suite - dans le troisième champ.

Après avoir défini les trois parties de l'état, cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer la condition. Si vous changez d'avis après avoir sauvé une condition, vous pouvez utiliser le supprimer et Tous les boutons pour modifier toutes les erreurs. Vous devez sélectionner l'état dans le Lorsque le courrier messages arrivent qui répondent domaine Ces Conditions et cliquez sur le bouton Supprimer pour le supprimer.

Parfois, vous voudrez peut-être une règle avec plus d'une condition. Peut-être que la règle est destinée à trouver des messages qui sont d'une certaine clientèle et qui ont aussi les mots nouvel ordre dans leur ligne d'objet. Une règle peut avoir autant de conditions que vous souhaitions néanmoins continuer à utiliser que le bouton Ajouter si vous avez besoin de plus d'un.

Lorsque vous spécifiez plusieurs conditions pour une règle, vous voudrez peut-être de dire Notes aux intervient seulement si, chaque critère est rempli. D'autres fois, vous voudrez peut Remarques à agir si quelconque des critères spécifiés est rencontré. Par exemple, dans la figure 1, Notes est mis en place pour supprimer chaque message dont le corps ou l'objet contient le mot Adulte. Le mot Adulte n'a pas à figurer dans les deux endroits pour activer la règle. Si vous préférez, vous pouvez configurer Notes de sorte que le mot Adulte doivent figurer dans le corps et sujet afin d'activer la règle. Vous contrôlez cette fonction en sélectionnant AND ou OR dans le premier champ déroulant. Ce champ déroulant apparaît seulement après que vous avez cliqué sur Ajouter pour ajouter au moins une condition à votre règle.

Définition de l'action d'une règle


Après vous dites Notes sur les messages qui règle agira, utilisez la section Spécifier Actions de la boîte de dialogue pour déterminer les notes qui vont faire avec ces messages. Ceci est la partie de la boîte de dialogue dans laquelle vous dites notes que vous voulez ces certains messages qui doivent être transportés à un certain dossier, supprimés, et ainsi de suite.

Cette section de la boîte de dialogue possède deux champs. La première - une liste déroulante - Remarques dit ce que vous voulez faire à ces messages. Le second champ indique notes où les mettre.

Dans le premier champ, vous pouvez choisir parmi six choses avec un message qui répond à la condition (s) que vous avez établi dans le haut de la boîte de dialogue Nouvelle règle:

  • Déplacer vers un dossier: Dites-notes Pour déplacer les messages correspondants à un certain dossier, au nom de laquelle vous entrez dans le second champ ou utilisez le bouton Sélectionner pour choisir, deux groupes qui apparaissent lorsque vous sélectionnez cette option.
  • copier dans le dossier: Dites-notes Pour déplacer les messages correspondants à un certain dossier, au nom de laquelle vous entrez dans le second champ ou utilisez le bouton Sélectionner pour choisir, deux groupes qui apparaissent lorsque vous sélectionnez cette option. Cela diffère de se déplacer vers un dossier en ce que le message reste dans votre boîte de réception.
  • envoyer une copie à: Transmettre automatiquement le message à quelqu'un d'autre.
  • régler la date expire: Marquez la date à laquelle le message expirera.
  • changer importance à: Mark de l'importance du message comme Haute, Moyenne ou Faible - quel que soit l'expéditeur défini l'importance du message.
  • effacer: Retirez le message.

Après vous utilisez cette liste déroulante de décider ce qui va se passer pour les messages, utiliser le champ de son droit de saisir le nom du dossier, ou le nom de la personne le message sera transmis, et ainsi de suite. Le champ à droite apparaît ou n'a pas en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la liste déroulante.

Après avoir défini l'état et de l'action de la règle, cliquez sur le bouton OK au bas de la boîte de dialogue Nouvelle règle pour l'enregistrer. Votre nouvelle règle apparaît dans les Règles afficher dans votre courrier.

Comme avec conditions, une règle peut avoir plus d'une action. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui ressemble pour les messages à partir d'un certain client et ensuite automatiquement transmet ce message à votre assistant après le dépôt aussi le message dans un dossier spécial.


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